Me han preguntado qué se requiere para que un proceso de gestión de cambio tenga buen puerto. Muchas empresas clientes piden "la receta" o "remedio" rápido, sin entender que ese pedido en sí mismo, atenta contra el objetivo principal, generar el Cambio.
El cambio, más allá de cualquier componente técnico (que también es necesario y muy útil), debe diseñarse pensando en el comportamiento humano, en la parte adaptativo del proceso.
Es importante comprender que las personas generalmente se comporta de una manera que les haga sentido a ellos, y suelen adaptarse al medio ambiente, tanto físico como emocional, en el que se encuentran. Si el medio ambiente en el cual se desempeñan y cumplen sus labores no cambia, tampoco cambiarán ellos.
Entonces, con el fin de crear un cambio efectivo, los gerentes o líderes de proyecto deben poner foco en el rol y esfuerzo que realizan sus colaboradores. Para esto, algunas preguntas básicas que podrían hacerse son;
¿Cuál es el comportamiento requerido por parte de ellos que va a hacer que los cambios ocurran?
Y más allá de eso, ¿cuál es el entorno que anima e incentiva esos comportamientos?
Para responder a estas preguntas y crear un cambio efectivo, suelo sugerir lo siguiente:
1. Crear una imagen deseada.
Para entender lo que necesita cambiar, imagina y describe una imagen o escena de tu futuro ideal, explicando lo que harían sus colaboradores después de que ocurra el cambio.
Por ejemplo, si se desea que las ideas innovadoras surjan más orgánicamente, entonces describe cómo sería una fase de desarrollo del producto si ese fuera el caso. ¿Qué habilidades tendría la gente? ¿Cómo comunicarían la información? ¿Quién contribuiría a qué decisiones? ¿Cómo se recompensaría y mediría el talento?
Piensa cómo realmente se vería si el cambio se materializase.
Algunas organizaciones crean varias escenas antes de obtener una imagen clara de cómo sería el cambio real, especialmente si es complejo e involucra a muchos jugadores diferentes. Otros sienten que una sola escena es suficiente. Sabrás cuando será suficiente, cuando sientas que la imagen o escenario creado está fundamentado y es lo suficientemente específico para que puedas imaginar cómo producir ese comportamiento requerido para generar el cambio.
2. Hablar con el o los equipos.
Una vez que hayas creado una escena, reúne a las personas cuyo comportamiento será afectado; los que vivirán el cambio.
Por ejemplo, si en un hospital quieren reducir el número de reingresos, entonces necesitan hablar con todas las enfermeras, doctores, trabajadores sociales y cuidadores que manejan pacientes con reingresos frecuentes.
Hay que darle al grupo la oportunidad de revisar y discutir las escenas que has creado. Pregúntales, ¿Son realistas? ¿Existen otras barreras que impidan estos comportamientos? ¿Qué añadirías a estas escenas?
No sólo obtendrás información útil para pintar un cuadro más eficaz, también obtendrás el compromiso de ellos y de quienes son responsables de promulgar el cambio.
3. Repensar y Rediseñar el ambiente de trabajo.
En base a tus escenas y conversaciones con tus equipos, piensa en cómo el entorno de trabajo necesita cambiar para promover nuevos comportamientos. Establece un lugar de trabajo para que exista la facilidad para que los comportamientos que deseas comiencen a producirse, y que al mismo tiempo los incentive, mientras que los comportamientos que no deseas se encuentran con una barrera que haga que realizarlos, se vuelva cada vez más difícil y con mucho gasto de energía.
Por ejemplo, puedes aumentar la colaboración eliminando las oficinas y tener un piso "abierto", creando paredes de ideas donde la gente puede hacer y responder preguntas, configurarando un sistema de chat interno y recompensando proyectos de colaborativos.
Estas tres sugerencias son un baile perfecto entre Soluciones Técnicas y Desafíos Adaptativos; ambos se necesitan y ambos se potencian.
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